Microsoft Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή, πιθανότατα να έχετε ορισμένα έγγραφα του Microsoft Excel στο Mac ή στον υπολογιστή σας που δεν θα θέλατε να βρουν και να διαβάσουν άλλα άτομα.
Σε τελική ανάλυση, το Excel δεν εξυπηρετεί μόνο το μέσο άτομο, αλλά και επιχειρήσεις, κυβερνητικά ιδρύματα και εκατομμύρια άλλους ανθρώπους σε όλο τον κόσμο. Είτε δημιουργείτε γραφήματα, μετατρέπετε PDF είτε απλά εισάγετε σειρές και σειρές δεδομένων, ο καλύτερος τρόπος για να διατηρήσετε αυτές τις πληροφορίες ασφαλείς είναι να μάθετε πώς να προστατεύετε με κωδικό πρόσβασης ένα αρχείο Excel.
Προσθήκη κωδικού πρόσβασης
Βήμα 1: Στο Excel, ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να ασφαλίσετε με κωδικό πρόσβασης.
Βήμα 2: Κάντε κλικ Αρχείο, ακολουθούμενη από Πληροφορίες.
Βήμα 3: Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προστατέψτε το βιβλίο εργασίας κουμπί. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης.
Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Βήμα 4: Στη συνέχεια, το Excel θα σας ζητήσει να πληκτρολογήσετε έναν κωδικό πρόσβασης. Επιλέξτε ένα που είναι περίπλοκο και μοναδικό και σημειώστε το στον διαχειριστή κωδικών πρόσβασης.
Είναι υψίστης σημασίας ότι το θυμάστε, ή έχετε πρόσβαση σε ένα αντίγραφο σε ασφαλή τοποθεσία, επειδή εάν το ξεχάσετε, θα χάσετε την πρόσβαση στο αρχείο Excel και η ανάκτησή του θα είναι περίπλοκη.
Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Από τώρα και στο εξής, κάθε φορά που προσπαθείτε να ανοίξετε αυτό το αρχείο, το Excel θα σας ζητήσει να εισαγάγετε τον πρόσφατα επιλεγμένο κωδικό πρόσβασής σας. Σημειώστε ότι αυτός ο κωδικός πρόσβασης προστατεύει μόνο αυτό το μεμονωμένο έγγραφο και όχι κάθε έγγραφο του Excel στον υπολογιστή σας. Εάν θέλετε όλα τα αρχεία Excel να έχουν παρόμοια προστασία, θα πρέπει να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης κάθε αρχείο ξεχωριστά ή να δείτε πιο σύνθετες προστασίες.
Εάν θέλετε να δείτε εάν ένα αρχείο Excel διαθέτει προστασία με κωδικό πρόσβασης ή όχι, ρίξτε μια ματιά στο Καρτέλα πληροφοριών για το έγγραφο και δείτε το Προστατέψτε το βιβλίο εργασίας Ενότητα. Θα σας πει εάν απαιτείται κωδικός πρόσβασης για να τον ανοίξετε ή όχι.
Τώρα που έχετε προστατεύσει με κωδικό πρόσβασης τα πιο απαραίτητα αρχεία σας, ίσως αξίζει να σκεφτείτε να προσθέσετε επιπλέον επίπεδα ασφάλειας στο σύστημά σας. Ο ευκολότερος τρόπος προστασίας ενός μεγάλου αριθμού εγγραφών είναι η κρυπτογράφηση τους. Ευτυχώς, δεν είναι δύσκολο να βρεθούν προγράμματα κρυπτογράφησης. Οι χρήστες των Windows 10 Professional διαθέτουν ένα ενσωματωμένο βοηθητικό πρόγραμμα κρυπτογράφησης που ονομάζεται Bitlocker. Ωστόσο, εάν θέλετε να κατεβάσετε μια δωρεάν έκδοση με πολλές επιλογές προσαρμογής για πολλούς τύπους δεδομένων, μπορείτε να δοκιμάσετε τις λήψεις ανοιχτού κώδικα Crypto Expert 8 ή VeraCrypt.
Πρόσθετες επιλογές ασφαλείας
Το Excel σάς επιτρέπει επίσης να εφαρμόσετε πιο προσαρμοσμένες επιλογές ασφαλείας στο αρχείο σας εάν είναι απαραίτητο. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι κάνουν αυτές οι άλλες επιλογές, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε τη σωστή ασφάλεια για το έργο σας. Υπό Προστατέψτε το έγγραφο, θα βρείτε πολλές πρόσθετες λειτουργίες που μπορεί να αποδειχθούν χρήσιμες:
Επισήμανση ως τελικού: Αυτό θα επισημάνει το αρχείο ως ολοκληρωμένο, το οποίο επιτρέπει σε άλλα άτομα να γνωρίζουν ότι δεν πρέπει να κάνουν αλλαγές. Η χρήση αυτής της επιλογής θα δεν ασφαλίστε τα δεδομένα πίσω από έναν κωδικό πρόσβασης, έτσι ώστε να μην προσφέρει καμία ασφάλεια.
Προστατέψτε το τρέχον φύλλο: Αυτό θα προστατεύσει το τρέχον επιλεγμένο φύλλο εργασίας με έναν κωδικό πρόσβασης, ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να κάνουν αλλαγές. Είναι μια βολική επιλογή εάν υπάρχει μόνο ένα φύλλο στο βιβλίο εργασίας που θέλετε να προστατέψετε και δεν σας πειράζει αν οι χρήστες μπορούν να δουν τις πληροφορίες - απλώς δεν θέλετε να τους βάζουν τα πάντα. Θα παρατηρήσετε ότι υπάρχει επίσης μια επιλογή για να το κάνετε αυτό Δομή βιβλίου εργασίας, το οποίο προστατεύει τα δεδομένα σε όλο το βιβλίο εργασίας από αλλαγές, εκτός αν οι άνθρωποι έχουν τον κωδικό πρόσβασης.
Περιορισμός πρόσβασης : Εάν προσπαθείτε να περιορίσετε τα αρχεία Excel σε επιχειρηματικό περιβάλλον, αυτή η ρύθμιση μπορεί να είναι μια καλή επιλογή. Οι οργανισμοί το χρησιμοποιούν συνήθως για να προστατεύσουν τα έγγραφα από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση εντός των τάξεών τους. Όταν η IT έχει δημιουργήσει πρότυπα ασφαλείας που ουσιαστικά κλειδώνουν αρχεία Excel σε συγκεκριμένα άτομα ή τάξεις, η ρύθμιση Restrict Access επιβάλλει τις ρυθμίσεις τους. Η λειτουργία είναι εύχρηστη σε μεγαλύτερους οργανισμούς όπου ορισμένα άτομα απαιτούν πρόσβαση στα δεδομένα, αλλά δεν χρειάζεται όλοι να βγαίνουν τυχαία.
Προσθέστε μια ψηφιακή υπογραφή : Η προσθήκη ψηφιακής υπογραφής επαληθεύει το αρχείο ως την πραγματική, πρωτότυπη έκδοση. Η διάκριση είναι χρήσιμη κατά την αποστολή αρχείων σε άλλα άτομα ή οργανισμούς. Μια υπογραφή διασφαλίζει επίσης ότι τα έγγραφα που λαμβάνετε είναι αμετάβλητα. Βοηθά επίσης τα αρχεία να κατασκοπεύονται όταν τα στέλνετε ψηφιακά.
Η προστασία με κωδικό πρόσβασης είναι ένα πρακτικό πρώτο βήμα κατά την προστασία των υπολογιστικών φύλλων του Excel. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν θα είναι αρκετό για να εγγυηθεί την ασφάλεια των δεδομένων σας. Εάν πρέπει να εμβαθύνετε περαιτέρω στην ασφάλεια αρχείων, ο οδηγός μας για την κρυπτογράφηση σφαλμάτων προστατεύει επίσης τα αρχεία σας. Επιπλέον, ένας άλλος τρόπος για να ξεκινήσετε με την απόκρυψη αρχείων στα Windows 10.
