Τρόπος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφών και περισσότερων στο Outlook

πώς να διαγράψετε έναν χρήστη σε Mac racorn / 123RF Για πολλούς επαγγελματίες, το Microsoft Outlook είναι το κέντρο της ροής εργασίας τους. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία της εφαρμογής - τα αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι επαφές και τα ημερολόγιά σας - δημιουργούνται περιοδικά αντίγραφα ασφαλείας σε ασφαλή τοποθεσία. Ομοίως, εάν μετακινείστε σε έναν νέο υπολογιστή, είναι πολύ πιο εύκολο να φορτώσετε ξανά ένα μεμονωμένο αρχείο από το να περάσετε από την κουραστική διαδικασία ρύθμισης των λογαριασμών email σας ξανά. Ευτυχώς, το Outlook καθιστά απλή τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του λογαριασμού και των ρυθμίσεών σας με μη αυτόματο τρόπο και την επαναφορά τους για εύκολη εγκατάσταση. Ο παρακάτω οδηγός ισχύει για τα Office 2010, Office 2013 και Office 2016.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων σας

Βήμα 1:Για να ξεκινήσετε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων σας στο Outlook 2013 και 2016, κάντε κλικ στο Αρχείο μενού και επιλέξτεΆνοιγμα & εξαγωγήαπό το αριστερό μενού.

προοπτική-άνοιγμα και εξαγωγή Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις

Βήμα 2:Κάντε κλικ στοΕισαγωγή εξαγωγή κουμπί για να ανοίξετε τον Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής, ο οποίος θα σας βγάλει επίσης από το φιλικό σύστημα αφής - είναι καλύτερο να έχετε ένα συμβατικό πληκτρολόγιο και ποντίκι ή επιφάνεια αφής για τα ακόλουθα βήματα. Στο Outlook 2010, κάντε κλικ στο Αρχείο,επιλέγωΕπιλογές,και κάντε κλικΠροχωρημένος.

προοπτικές-εισαγωγές-εξαγωγές Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις

Βήμα 3:Κάντε κλικ Εξαγωγή για να ανοίξετε τον οδηγό. Τα ακόλουθα βήματα είναι πανομοιότυπα και για τις τρεις εκδόσεις του Outlook.

εξαγωγή προοπτικών σε ένα αρχείο Michael Crider / Ψηφιακές τάσεις

Βήμα 4:Επιλέγω Εξαγωγή σε αρχείο από τη λίστα ενεργειών και κάντε κλικ στο Επόμενο,που θα οδηγήσει σε δύο επιλογές. Επιλέγω Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst),και κάντε κλικ Επόμενο πάλι. Στην επόμενη οθόνη, επιλέξτε ποια αρχεία και φακέλους θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Τις περισσότερες φορές, θέλετε να δημιουργήσετε ένα πλήρες αντίγραφο ασφαλείας των αρχείων για έναν λογαριασμό. Για να το κάνετε αυτό, απλώς κάντε κλικ στη διεύθυνση email που σχετίζεται με το λογαριασμό, το πρώτο στοιχείο στη λίστα και κάντε κλικ στο Επόμενο. Σιγουρέψου ότι Συμπερίληψη υποφακέλων ελέγχεται έτσι ώστε να συλλαμβάνετε όλες τις πληροφορίες.

outlook επιλέξτε φάκελο Michael Crider / Ψηφιακές τάσεις

Βήμα 5:Εάν θέλετε μεγαλύτερο έλεγχο των αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ σε έναν μεμονωμένο φάκελο αλληλογραφίας, στην ενότητα Επαφές ή Ημερολόγια ή σε οποιαδήποτε άλλη από τις επιλογές της λίστας. Από προεπιλογή, θα δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας όλων των φακέλων σε έναν επιλεγμένο φάκελο. Για να απενεργοποιήσετε αυτήν τη συμπεριφορά, αποεπιλέξτε το πλαίσιο που έχει επισημανθεί συμπεριλάβετε υποφακέλους. Για να αφαιρέσετε συγκεκριμένα μηνύματα email από το αντίγραφο ασφαλείας, όπως τα μηνύματα που αποστέλλονται προς ή από την προσωπική σας διεύθυνση, κάντε κλικ στο φίλτρα. Σε αυτήν την οθόνη, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναζήτηση κατά λέξη, θέμα ή πεδίο σώματος, προς ή από τη διεύθυνση ή την ώρα. Πιο προηγμένα φίλτρα, όπως μέγεθος, σημαίες και βαθμολογίες σπουδαιότητας, είναι διαθέσιμα μέσω του ΜΕπιλογές μεταλλεύματος και Προχωρημένος καρτέλες. Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση των φίλτρων σας, κάντε κλικ στο Εντάξει για να επιστρέψετε στο μενού εξαγωγής.

προοπτικές-εξαγωγές-φίλτρα Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις

Βήμα 6:Η επόμενη οθόνη σάς επιτρέπει να επιλέξετε τη θέση και το όνομα του εφεδρικού αρχείου σας. Κάντε κλικ Ξεφυλλίζωκαι μετά μεταβείτε στο φάκελο που θέλετε, ονομάστε το αρχείο και κάντε κλικ στο Εντάξει. Το παράθυρο του προγράμματος περιήγησης θα κλείσει.

επιτραπέζιος υπολογιστής outlook Michael Crider / Ψηφιακές τάσεις

Βήμα 7:Κάντε κλικ Φινίρισμα. Μπορείτε να προσθέσετε έναν κωδικό πρόσβασης σε αυτό το αρχείο για επιπλέον ασφάλεια ή να αφήσετε και τα δύο πεδία κενά εάν δεν θέλετε να εκχωρήσετε έναν κωδικό πρόσβασης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εντάξει για να δημιουργήσετε το αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου. Λάβετε υπόψη ότι ενδέχεται να χρειαστούν λίγα δευτερόλεπτα εάν έχετε αποθηκεύσει έναν τόνο email στο Outlook.

Διαχείριση αντιγράφων ασφαλείας

Το αρχείο PST που μόλις δημιουργήσατε μπορεί να μετακινηθεί ή να αντιγραφεί όπως οποιοδήποτε άλλο αρχείο. Αυτό το καθιστά εύκολο να το διατηρήσετε ασφαλές. απλώς ρίξτε το σε μια μονάδα δίσκου USB, σύρετέ το σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή ανεβάστε το στο σύννεφο για να διατηρήσετε μια εγγραφή των email σας φυσικά διαχωρισμένη από τον υπολογιστή σας. Λάβετε υπόψη ότι το αρχείο είναι αρκετά μεγάλο - 1.000 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανέρχονται σε περίπου 100MB, στις δοκιμές μας - και έτσι ενδέχεται να μην μπορείτε να το στείλετε μέσω των συνηθισμένων καναλιών.

Να θυμάστε ότι αυτό δεν είναι ζωντανό αρχείο, που σημαίνει ότι δεν θα καταγράφει ή θα δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε ή στέλνετε μετάτο δημιουργείς. Για ένα πιο ενημερωμένο αρχείο, το Outlook αποθηκεύει αυτόματα τα email σας και άλλες ρυθμίσεις σε ένα αρχείο PST στο Έγγραφα> Αρχεία του Outlook φάκελο κάτω από το όνομα χρήστη σας. Αυτό το αρχείο είναι πάντα ενημερωμένο, αλλά δεδομένου ότι αποθηκεύεται τοπικά, είναι ευάλωτο σε αποτυχία. Μπορείτε να μετριάσετε τον κίνδυνο απώλειας πρόσφατων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στοιχείων ημερολογίου και επαφών ορίζοντας ένα πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ή αποθήκευσης cloud για την παρακολούθηση του φακέλου του Outlook Files.

Εισαγωγή αντιγράφων ασφαλείας

Βήμα 1:Η διαδικασία εισαγωγής εφεδρικών αρχείων PST είναι παρόμοια με τη δημιουργία τους. Στο Outlook 2013 και 2016, κάντε κλικ στο Αρχείο στο κύριο παράθυρο του Outlook και επιλέξτεΆνοιγμα & εξαγωγή από το πλήθος επιλογών. Στη συνέχεια, επιλέξτεΕισαγωγή εξαγωγή για να ανοίξετε τον Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής. Στο Outlook 2010, κάντε κλικ στο Αρχείο, επιλέξτε Ανοιξε, "Και κάντε κλικΕισαγωγή. Τα παρακάτω βήματα ισχύουν και για τις τρεις εκδόσεις του Outlook.

εισαγωγές προοπτικών Michael Crider / Ψηφιακές τάσεις

Βήμα 2:Κάντε κλικ Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο, ακολουθούμενη απόΕπόμενο. Στη συνέχεια, επιλέξτεΑρχείο δεδομένων του Outlook και κάντε κλικ Επόμενοπάλι. Κάντε κλικ Ξεφυλλίζωκαι μεταβείτε στο αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε, είτε στον τοπικό υπολογιστή σας, σε εξωτερική συσκευή ή κάπου σε ένα συνδεδεμένο δίκτυο. Στο Επιλογές περιοχή, μπορείτε να επιλέξετε να αντικαταστήσετε διπλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επαφές με εισαγόμενα στοιχεία, να επιτρέψετε τη δημιουργία διπλότυπων ή απλώς να μην εισαγάγετε διπλότυπα.

επιλογές εισαγωγής προοπτικών Michael Crider / Ψηφιακές τάσεις

Βήμα 3:Εάν το αντίγραφο ασφαλείας από το οποίο εισάγετε είναι νεότερο από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε αυτήν τη στιγμή στο Outlook, επιλέξτε Αντικαταστήστε τα διπλά. Εάν το αντίγραφο ασφαλείας είναι παλαιότερο από τα τρέχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, επιλέξτε Μην εισαγάγετε διπλότυπα. Γενικά δεν χρειάζεται να επιλέξετε Να επιτρέπεται η δημιουργία διπλότυπων εκτός αν γνωρίζετε ότι χρειάζεστε συγκεκριμένες πληροφορίες τόσο από τα παλιά όσο και από τα νέα αρχεία. Κάντε κλικ Επόμενο όταν είστε έτοιμοι να προχωρήσετε.

φακέλους εισαγωγής προοπτικών Michael Crider / Ψηφιακές τάσεις

Βήμα 4: Σε αυτήν την οθόνη, επιλέξτε ποιους φακέλους θα εισαγάγετε και πού θέλετε να τους εισαγάγετε. Εάν εισάγετε τις πληροφορίες από έναν μόνο λογαριασμό, απλώς κάντε κλικ Αρχείο δεδομένων του Outlook. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μεμονωμένους φακέλους ή να φιλτράρετε το αρχείο, όπως στην παραπάνω ενότητα. Κάντε κλικ Φινίρισμαόταν είστε έτοιμοι και, εάν σας ζητηθεί, εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης που σχετίζεται με το αρχείο σας. Αυτό είναι! Τα email σας και άλλες ρυθμίσεις θα εμφανίζονται στο Outlook μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής.

Πρόσφατες δημοσιεύσεις

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found