Πώς να "Marie Kondo" το γραφείο σας

Από το Netflix έως το Instagram, πιθανότατα έχετε παρατηρήσει ότι η μινιμαλιστική προσέγγιση του Mario Kondo για τον καθαρισμό της ακαταστασίας στο σπίτι σας και τη βελτίωση της ζωής σας στη διαδικασία κερδίζει ατμό. Στη δημοφιλή εκπομπή της Netflix Τακτοποίηση με τη Marie KondoΤο Kondo βοηθά τους ανθρώπους να οργανώνουν τα πάντα, από κουζίνες έως ντουλάπες. Ο απλός κανόνας της: αν ένα αντικείμενο δεν προκαλεί χαρά μέσα σας, πετάξτε το.

Τι γίνεται όμως με αυτόν τον χώρο εργασίας; Πώς μπορείτε να εφαρμόσετε τις ίδιες τεχνικές στο γραφείο σας, όπου τείνει να συσσωρεύεται; Δείτε πώς μπορείτε να "Marie Kondo" στο σπίτι σας.

Τι μπορείτε να μετακινηθείτε στο σύννεφο;

Οι πιθανότητες είναι καλές που χρησιμοποιείτε ήδη το cloud για ορισμένα πράγματα, όπως φωτογραφίες, κωδικούς πρόσβασης ή έργα συνεργασίας. Ωστόσο, είναι καλή ιδέα να διαβάσετε τα έγγραφα που χρησιμοποιείτε σε καθημερινή βάση - ειδικά τυχόν αρχεία με έντυπη μορφή - και να αναρωτηθείτε: "Μπορώ να εξοικονομήσω χώρο και χρόνο αποθηκεύοντας αυτό και κοινοποιώντας το στο σύννεφο;"

Θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια υπηρεσία cloud που προτιμά η εταιρεία σας (κοινές επιλογές περιλαμβάνουν το Google Drive, το Dropbox, το iCloud και τις διάφορες λύσεις του Office 365) ή ζητήστε άδεια για την αποθήκευση εγγράφων στο cloud, εάν είναι απαραίτητο. Εάν μπορείτε να το κάνετε αυτό, είναι μια εξαιρετική λύση για τον καθαρισμό της ακαταστασίας και τον εξορθολογισμό των καθημερινών εργασιών σας.

Ανταλλάξτε εφημερίδες και περιοδικά για έναν υπολογιστή tablet

Εάν το γραφείο σας είναι γεμάτο με περιοδικά, περιοδικά ή εφημερίδες, απαλλαγείτε από αυτά. Μπορείτε εύκολα να μεταβείτε σε μια διαδικτυακή μέθοδο ανάγνωσης αυτών των δημοσιεύσεων. Ευτυχώς, tablet όπως το Kindle Fire ή το iPad προσφέρουν μια εξαιρετική εναλλακτική λύση. Εφαρμογές όπως το Apple News ή το Flipboard σάς επιτρέπουν να επιδιορθώνετε τις δικές σας πηγές ειδήσεων από οποιαδήποτε δημοσίευση, να προσαρμόζετε κανάλια ειδήσεων στις δικές σας ανάγκες και να βλέπετε τυχόν αναφορές που θέλετε με το δάχτυλό σας. Ρυθμίστε έναν υπολογιστή tablet στο σταθμό εργασίας σας και απαλλαγείτε από την ακαταστασία.

Αφαιρέστε χαρτιά και αρχεία από το γραφείο σας

Εάν είστε σοβαροί για την κατάσταση του χώρου εργασίας σας, ακολουθεί ένας κανόνας για εσάς: Χωρίς έγγραφα ή αρχεία στο γραφείο σας. Τέλος της ιστορίας. Εάν δεν συμβουλεύεστε ενεργά ένα κομμάτι χαρτί, δεν θα πρέπει να είναι στο γραφείο σας.

Εάν δεν συμβουλεύεστε ενεργά ένα κομμάτι χαρτί, δεν θα πρέπει να είναι στο γραφείο σας.

Στις σημερινές διαδικασίες ροής εργασίας χωρίς χαρτί, αυτό δεν είναι τόσο δύσκολο όσο ακούγεται. Ίσως χρειάζεστε πρόσβαση σε ένα ντουλάπι αρχείων για να αποθηκεύσετε ορισμένα πράγματα για μακροχρόνια χρήση, αλλά αυτό είναι. Για τα υπόλοιπα, μεταβείτε σε ψηφιακή τεκμηρίωση / υπογραφή ή σάρωση αρχείων στον υπολογιστή σας, ώστε να μην χρειάζεται να τα αφήσετε.

Εάν πρέπει απολύτως να διατηρήσετε μερικά αρχεία κοντά, δοκιμάστε ένα κρεμαστό ράφι αρχείων ή έναν οργανωτή αρχείων επιτραπέζιου υπολογιστή που θα τα διατηρήσει όλα σε ένα μέρος και δεν θα επιτρέψει σε κανένα να παραμείνει στην επιφάνεια του ίδιου του γραφείου σας. Θα εκπλαγείτε με τη διαφορά που κάνει.

Ω, και μια συμβουλή μπόνους για αυτό που τους αρέσει να γράφει σημειώσεις μετά τις σημειώσεις: Υπάρχει μια πληθώρα εφαρμογών ψηφιακών αυτοκόλλητων σημειώσεων εκεί έξω. Προσπάθεια μετάβασης σε ένα!

Αποκτήστε επίσης την προσωπική διακόσμηση από το γραφείο σας

Σκληρός χρόνος αλήθειας: Το γραφείο σας δεν είναι μέρος για προσωπικά συλλεκτικά αντικείμενα. Θέλετε ένα ωραίο φυτό για να ενθαρρύνετε τα πράγματα; Μεγάλος. Τι γίνεται με μια κορνίζα των αγαπημένων σας; Ένα είναι εντάξει. Αφήστε το σε αυτό. Τίποτα άλλο. Τέλος της ιστορίας.

Εάν χρησιμοποιείτε το γραφείο σας ως σπίτι για μια ολόκληρη συλλογή προσωπικών αντικειμένων, ειδωλίων ή doodads, ήρθε η ώρα να τα ξεφορτωθείτε. Ναι, όλα. Μετακινήστε τα σε ένα σημείο στο σπίτι σας όπου θα λατρευτούν, επειδή η δουλειά δεν είναι η κατάλληλη θέση για αυτά τα πράγματα και γεμίζουν σοβαρά τον χώρο σας. Εάν η συγκεκριμένη συλλογή σας σας φέρνει πραγματικά χαρά και δεν μπορείτε να φανταστείτε να εργάζεστε χωρίς αυτήν, τότε επενδύστε σε ένα ράφι και μετακινήστε τα όλα σε αυτό το ράφι, ώστε να μην μείνει κανένα στο γραφείο σας.

Χρησιμοποιήστε ένα ασύρματο ταμπλό φόρτισης

Τα μπερδεμένα καλώδια είναι ένας από τους χειρότερους τύπους ακαταστασίας… και δεν είναι τόσο απαραίτητα όσο ήταν κάποτε. Εξετάστε ένα ασύρματο ταμπλό φόρτισης ή μια βάση φόρτισης, κατά προτίμηση μια που μπορεί να χωρέσει πολλές συσκευές, εάν είναι απαραίτητο. Όχι μόνο θα εξοικονομήσετε χρόνο συνδέοντας και αποσυνδέοντας τις συσκευές σας, αλλά θα σας βοηθήσουν να καθαρίσετε το γραφείο σας από ενοχλητικά καλώδια και να σας αφήσει να αισθάνεστε λιγότερο αγχωμένοι.

Ηχογραφήστε τις σημειώσεις με τον έξυπνο τρόπο

Εάν η δουλειά σας απαιτεί να σημειώσετε και σας αρέσει πολύ η χειροκίνητη διαδικασία καταγραφής των πραγμάτων, τότε βρείτε έναν τρόπο για να ψηφιοποιήσετε τη διαδικασία. Οι σημερινές γραφίδες (από τη Microsoft, τη Samsung, την Apple και άλλα) μπορούν να σας βοηθήσουν να σημειώσετε εύκολα σημειώσεις σε έναν υπολογιστή tablet ή smartphone, όπου μπορείτε να τα αποθηκεύσετε για αργότερα ή να τα ανεβάσετε και να τα μοιραστείτε ανάλογα με τις ανάγκες. Εάν χρειάζεστε πραγματικά την αίσθηση του χαρτιού κάτω από το στυλό σας, εξετάστε κάτι σαν το Rocketbook, ένα έξυπνο σημειωματάριο που μπορεί να μεταφέρει τη γραφή σας σε ένα ψηφιακό αντίγραφο στον υπολογιστή σας όταν τελειώσετε.

Ένα έξυπνο σημειωματάριο μπορεί να μεταφέρει τη γραφή σας σε ένα ψηφιακό αντίγραφο στον υπολογιστή σας.

Όταν τελειώσετε με αυτό, ίσως θελήσετε να αφιερώσετε λίγο χρόνο και να αδειάσετε το μεγαλύτερο μέρος του συρταριού σας και των μολυβιών σας στον κάδο απορριμμάτων. Εμπιστευτείτε μας, θα νιώσετε καλά!

Δημιουργήστε μια ώρα σκουπιδιών 5 λεπτών στο τέλος της ημέρας

Ρυθμίστε ένα χρονόμετρο για να θυμηθείτε στον εαυτό σας περίπου πέντε λεπτά προτού τελειώσετε συνήθως με την εργάσιμη ημέρα. Πάρτε αυτά τα πέντε λεπτά και καθαρίστε. Πετάξτε ό, τι μπορείτε, ακολουθήστε τον κανόνα "χωρίς χαρτί στο γραφείο" και γενικά οργανώστε. Απομακρύνετε τα πράγματα, κάντε προσαρμογές της τελευταίας στιγμής και καθαρίστε αυτήν την προσωρινή ακαταστασία, ώστε να μην περιμένει την επόμενη φορά.

Αποκτήστε μια εξαιρετική εφαρμογή για την αποσυμπίεση του υπολογιστή σας

Ακόμα κι αν έχετε ψηφιακό χώρο εργασίας, ενδέχεται να διαπιστώσετε ότι ο υπολογιστής σας είναι γεμάτος με περιττά αρχεία, προγράμματα, εικόνες και άλλα σκουπίδια. Ήρθε η ώρα να το καθαρίσετε. Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα όπως το App Cleaner ή το Clean Master για να σας βοηθήσουμε να καθαρίσετε όλα τα περιττά πράγματα. Ίσως θελήσετε επίσης να κάνετε κάποιο μη αυτόματο καθαρισμό των φακέλων και των αρχείων σας - το οποίο έχει το πρόσθετο πλεονέκτημα της επιτάχυνσης του υπολογιστή σας.

Καθαρίστε και φιλτράρετε το email σας

Στοιχηματίζουμε ότι όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν προκαλούν μεγάλη χαρά σε εσάς. Ήρθε η ώρα να τα απαλλαγείτε. Μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας φίλτρα και φακέλους email για να βοηθήσετε στην ταξινόμηση των πραγμάτων, αλλά υπάρχουν και εφαρμογές που μπορούν να βοηθήσουν επίσης. Δοκιμάστε λογισμικό όπως Clean Email, Mailstrom ή Cleanfox για να αυτοματοποιήσετε τον καθαρισμό των email σας και να απολαύσετε τα οφέλη.