Το Mark Coppock / Digital Trends Microsoft Excel 2016, που βρίσκεται στη σουίτα του Office, είναι η πιο πρόσφατη και μεγαλύτερη εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων από το Redmond και υπάρχει ένας καλός λόγος που πολλοί αριθμοί crunchers το χρησιμοποιούν για όλες τις ανάγκες τους. Ενώ το Excel είναι ιδανικό για απλά υπολογιστικά φύλλα για την παρακολούθηση δαπανών ή τη δημιουργία ημερολογίων, έρχεται στο δικό του όταν πρέπει να τεμαχίσετε και να παρουσιάσετε σύνθετα δεδομένα. Εδώ, σας παρουσιάζουμε πώς να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel για να επωφεληθείτε από ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία της εφαρμογής.
Πριν ξεκινήσουμε, τι ακριβώς είναι οι περιστρεφόμενοι πίνακες; Με απλά λόγια, οι συγκεντρωτικοί πίνακες σάς επιτρέπουν να βλέπετε τα ίδια δεδομένα με διαφορετικούς τρόπους και από διαφορετικές οπτικές γωνίες, για να διευκολύνετε την εκτέλεση σε βάθος ανάλυσης και να εντοπίσετε σημαντικές τάσεις. Για παράδειγμα, όταν αξιολογείτε τα αποτελέσματα των πωλήσεων, ίσως θελήσετε να δείτε ένα άτομο, ένα συγκεκριμένο προϊόν ή ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο. Με έναν συγκεντρωτικό πίνακα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύνολο πληροφοριών και, στη συνέχεια, να αλλάξετε εύκολα την εστίασή σας από το ένα πράγμα στο άλλο - μια ανάλυση που θα ήταν κουραστική για μη αυτόματη εκτέλεση.
Λάβετε υπόψη ότι θα χρειαστείτε την πλήρη έκδοση του Excel 2016 για να χρησιμοποιήσετε συγκεντρωτικούς πίνακες. Το Universal Windows Platform (UWP) Windows 10 έκδοση του Excel δεν περιλαμβάνει αυτό και πολλές άλλες προηγμένες δυνατότητες του Excel. Τέλος, εάν θέλετε να δοκιμάσετε νέες δυνατότητες του Excel, εγγραφείτε στο πρόγραμμα Office Insider και ίσως να είστε οι πρώτοι που θα δοκιμάσετε μια νέα λειτουργία συγκεντρωτικού πίνακα.
Βήμα 1: Προετοιμάστε τα δεδομένα σας
Ίσως το πιο σημαντικό βήμα στη χρήση των συγκεντρωτικών πινάκων του Excel είναι να οργανώσετε προσεκτικά τα δεδομένα σας. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε πίνακες Excel, οι οποίοι σας επιτρέπουν να προσθέσετε σειρές που θα περιλαμβάνονται στον συγκεντρωτικό σας πίνακα κάθε φορά που πατάτε την ανανέωση. Αλλά τουλάχιστον, θέλετε τα δεδομένα σας να είναι σε μορφή πίνακα με ενημερωτικές κεφαλίδες στηλών και με συνεπή δεδομένα εντός των στηλών.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να αναλύσετε τις πληροφορίες πωλήσεων για την εταιρεία σας. Έχετε έξι πωλητές που πωλούν τρία προϊόντα σε διάφορες περιοχές. Τα προϊόντα σας είναι προσαρμοσμένα για κάθε πελάτη και έτσι οι τιμές ποικίλλουν. Ακολουθεί ένα δείγμα πίνακα με φανταστικές πληροφορίες για να σας δώσει μια ιδέα για το πώς μπορούν να οργανωθούν τα δεδομένα έχοντας κατά νου έναν συγκεντρωτικό πίνακα.
Ο πίνακας δημιουργήθηκε απλά εισάγοντας πρώτα τα δεδομένα, μετά επιλέγοντας ολόκληρο το εύρος και μετά πηγαίνοντας στο Εισαγωγή> Πίνακας. Και πάλι, δεν χρειάζεται να κάνετε αυτό το βήμα, αλλά συνιστάται εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερες σειρές δεδομένων αργότερα και να διευκολύνετε την ενημέρωση του συγκεντρωτικού σας πίνακα.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Βήμα 2: Δοκιμάστε μια πρόταση
Το Excel είναι γεμάτο από ωραία κόλπα για να διευκολύνει την εργασία με δεδομένα και, όποτε είναι δυνατόν, θα προσπαθήσει να μαντέψει τι θέλετε να επιτύχετε και στη συνέχεια να εκτελέσετε αυτόματα μερικά βήματα. Αυτή η χρήσιμη φύση αποδεικνύεται εδώ από το εργαλείο Προτεινόμενοι Συγκεντρωτικοί Πίνακες, το οποίο ρίχνει μια ματιά στα δεδομένα σας και προσφέρει μερικές λογικές επιλογές σχετικά με τον τρόπο ανάλυσης και παρουσίασης πραγμάτων.
Για να χρησιμοποιήσετε έναν προτεινόμενο συγκεντρωτικό πίνακα, απλώς μεταβείτε στην ενότητα Εισαγωγή> Προτεινόμενοι συγκεντρωτικοί πίνακες. Το Excel θα παρουσιάσει μερικές επιλογές που μπορείτε να λάβετε υπόψη. Στο παράδειγμά μας, το Excel προσφέρει τη δημιουργία 10 διαφορετικών συγκεντρωτικών πινάκων που ρίχνουν μια ματιά σε διάφορες γωνίες στα δεδομένα πωλήσεων. Σημειώστε ότι έχει σημασία ο τρόπος με τον οποίο επισημαίνετε τις στήλες σας. Το Excel διαβάζει αυτές τις κεφαλίδες και προσφέρει προτάσεις που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία. Αν θέλετε να δείτε τις τιμές πώλησης, για παράδειγμα, μην χρησιμοποιείτε τον όρο "κόστος", επειδή το Excel θα βασίσει την πρότασή του ανάλογα.
Μια πρόταση είναι το "Σύνολο των συνολικών πωλήσεων ανά πελάτη". Εάν ορίσουμε αυτήν την επιλογή, τότε το Excel θα προχωρήσει στη δημιουργία του συγκεντρωτικού πίνακα.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Σημειώστε ότι ο συγκεντρωτικός πίνακας εμφανίζει μόνο τα δεδομένα που σχετίζονται με την παρούσα ανάλυσή μας. Στη δεξιά πλευρά, θα βρείτε τα κριτήρια που χρησιμοποίησε το Excel για να το δημιουργήσει στο παράθυρο διαλόγου Συγκεντρωτικός πίνακας. Θα καλύψουμε τι σημαίνει κάθε ένα από αυτά τα πεδία στην επόμενη ενότητα σχετικά με την προσαρμογή.
Βήμα 3: Προσαρμόστε τον συγκεντρωτικό σας πίνακα
Κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία σε αυτό το παράθυρο διαλόγου είναι σημαντικό για τον προσδιορισμό του τρόπου λειτουργίας του συγκεντρωτικού σας πίνακα. Κάντε κλικ στο γρανάζι διαμόρφωσης για να αλλάξετε την εμφάνιση αυτού του διαλόγου σε ό, τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς.
Επιλογή πεδίων
Εδώ, επιλέγετε ποιες στήλες θα συμπεριληφθούν στον συγκεντρωτικό σας πίνακα. Ο τρόπος με τον οποίο αυτά τα δεδομένα θα συγκεντρωθούν στον συγκεντρωτικό πίνακα καθορίζεται από τον τύπο των δεδομένων που αντιπροσωπεύει - το Excel θα καταλάβει αν θα προσθέσει μια στήλη στον συγκεντρωτικό πίνακα ή θα προσθέσει τα δεδομένα του πεδίου στον πίνακα. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε "Στοιχεία", το Excel υποθέτει ότι θέλετε να προσθέσετε τον αριθμό των στοιχείων για κάθε πελάτη.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Από την άλλη πλευρά, εάν επιλέξετε "Ημερομηνία", το Excel τοποθετεί τα δεδομένα στον πίνακα και οργανώνει τις πωλήσεις έως ότου πραγματοποιήθηκαν.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Καθώς εργάζεστε στους δικούς σας συγκεντρωτικούς πίνακες, μπορείτε να πειραματιστείτε για να δείτε πώς η προσθήκη και η κατάργηση των πεδίων επηρεάζει τα δεδομένα που εμφανίζονται. Θα διαπιστώσετε ότι το Excel κάνει εξαιρετική δουλειά να κάνει επιλογές που έχουν νόημα, αλλά μπορείτε επίσης να αλλάξετε τα πράγματα, εάν οι επιλογές του Excel δεν έχουν νόημα.
Φίλτρα
Σύρετε στοιχεία από τη λίστα επιλογών πεδίων στην ενότητα "Φίλτρα" εάν θέλετε να περιορίσετε ποια δεδομένα εμφανίζονται. Για παράδειγμα, εάν σύρετε το "Πελάτης" στην ενότητα "Φίλτρα", μπορείτε εύκολα να εμφανίσετε μόνο τα δεδομένα από έναν ή από μια επιλογή πελατών.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Στήλες
Σύροντας πεδία στην ενότητα "Στήλες", μπορείτε να επεκτείνετε τον τρόπο με τον οποίο αναφέρονται τα δεδομένα σας. Και πάλι, όταν σύρετε ένα πεδίο σε αυτήν την ενότητα, το Excel θα προσπαθήσει να καταλάβει πώς θέλετε τα δεδομένα που παρουσιάζονται. Για παράδειγμα, εάν σύρετε το "Ημερομηνία" στην ενότητα "Στήλες", τότε το Excel θα εμφανίσει τις πωλήσεις όπως συνοψίζονται για το πιο λογικό χρονικό πλαίσιο, το οποίο σε αυτήν την περίπτωση είναι ανά μήνα. Αυτό θα ήταν χρήσιμο εάν το κύριο μέλημά σας ήταν το ποσό πωλήσεων σε μηνιαία βάση με γνώμονα τα πρότυπα αγορών των πελατών.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Σειρές
Ομοίως, μπορείτε να σύρετε πεδία στην ενότητα "Σειρές" για να ενσωματώσετε διαφορετικά δεδομένα σε σειρές συγκεντρωτικού πίνακα. Και πάλι, αν σύρουμε την "Ημερομηνία" στην ενότητα "Σειρές", το Excel θα διασπάσει τις πωλήσεις ανά πελάτη ανά μήνα, αλλά τα δεδομένα θα συνοψιστούν από τον πελάτη και όχι ανά μήνα όπως στο προηγούμενο παράδειγμα. Σε αυτήν την περίπτωση, ανησυχείτε κυρίως για το ποσό που πουλήσατε σε κάθε πελάτη, αλλά θέλετε επίσης να εντοπίσετε τυχόν τάσεις βάσει χρόνου.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Αξίες
Τέλος, η ενότητα "Τιμές" καθορίζει τον τρόπο ανάλυσης των δεδομένων σας. Σε όλα μας τα παραδείγματα μέχρι στιγμής, εξετάσαμε τις συνολικές πωλήσεις. Εάν κάνετε κλικ στο κάτω βέλος σε αυτήν την ενότητα, μπορείτε να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις του πεδίου τιμών για να δείτε έναν διαφορετικό αριθμητικό υπολογισμό.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δείτε τους μέσους όρους πωλήσεων αντί για τις συνολικές πωλήσεις. Θα επιλέξετε απλώς "Μέσος όρος" στο παράθυρο διαλόγου ρυθμίσεων πεδίου τιμής Μπορείτε επίσης να ορίσετε τη μορφή αριθμών, έτσι ώστε τα αποτελέσματα να έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Τώρα, αντί να εξετάσουμε τις συνολικές πωλήσεις ανά πελάτη και, στη συνέχεια, να υπολογίσουμε ένα μεγάλο σύνολο, εξετάζουμε τις μέσες πωλήσεις ανά εταιρεία και, στη συνέχεια, τις μέσες πωλήσεις σε ολόκληρη την εταιρεία. Αυτό θα ήταν χρήσιμο για την αξιολόγηση των πελατών που είναι πάνω ή κάτω από τον μέσο όρο πωλήσεων, για παράδειγμα, και επομένως που αξίζουν τη μεγαλύτερη (ή τουλάχιστον) προσοχή. Στο παράδειγμά μας, ίσως η Acme Engineering και η Jones Roofing δεν αξίζουν τόσο μεγάλη προσοχή στις πωλήσεις όσο οι άλλες.
Σαφώς, οι συγκεντρωτικοί πίνακες προσφέρουν πολλές επιλογές για να διευκολύνετε τον τεμαχισμό και την κοπή των δεδομένων σας. Το κόλπο για την αποτελεσματική χρήση συγκεντρωτικών πινάκων είναι να αποφασίσετε ακριβώς τι θέλετε να δείτε προτού ξεκινήσετε την εφαρμογή επιλογών. Θέλετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας αντιστοιχούν στον τρόπο με τον οποίο έχετε σχεδιάσει τον πίνακα και στον τρόπο με τον οποίο ονομάσατε τις κεφαλίδες σας. Όσο πιο προσεκτικοί είστε στη ρύθμιση των πραγμάτων, τόσο πιο αποτελεσματικοί θα είναι οι συγκεντρωτικοί πίνακες σας.
Βήμα 4: Δημιουργήστε τους δικούς σας συγκεντρωτικούς πίνακες από το μηδέν
Μόλις παίξετε με τη δυνατότητα περιστρεφόμενου πίνακα και αποκτήσετε κάποια κατανόηση για το πώς οι διάφορες επιλογές επηρεάζουν τα δεδομένα σας, τότε μπορείτε να ξεκινήσετε να δημιουργείτε έναν συγκεντρωτικό πίνακα από το μηδέν. Η διαδικασία είναι παρόμοια με τη χρήση μιας πρότασης, μόνο πηγαίνετε στο Εισαγωγή> Συγκεντρωτικός πίνακας και, στη συνέχεια, επιλέξτε μη αυτόματα τα δεδομένα σας ως πρώτο βήμα.
Στην περίπτωσή μας, αυτό σημαίνει την επιλογή του Πίνακα 1, αλλά θα μπορούσαμε επίσης να επιλέξουμε μια σειρά δεδομένων ή να τραβήξουμε από μια εξωτερική πηγή δεδομένων. Μπορούμε επίσης να αποφασίσουμε εάν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα νέο φύλλο εργασίας ή να τοποθετήσουμε τον συγκεντρωτικό πίνακα δίπλα στα δεδομένα μας σε μια συγκεκριμένη θέση στο υπάρχον φύλλο εργασίας.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Μόλις κάνουμε την επιλογή μας, μας παρουσιάζεται ένας κενός συγκεντρωτικός πίνακας και ο διάλογος Συγκεντρωτικών πινάκων.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Η δημιουργία του δικού μας συγκεντρωτικού πίνακα είναι απλώς θέμα απλής επιλογής πεδίων και καθορισμού του τρόπου με τον οποίο θέλουμε τα δεδομένα να υπολογίζονται και να εμφανίζονται. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να δούμε την απόδοση των πωλητών ανά μήνα, με ένα μεγάλο σύνολο πωλήσεων για το έτος. Θα επιλέξαμε τα πεδία "Πωλητής", "Ημερομηνία" και "Συνολικές πωλήσεις", σύρετε το πεδίο "Πωλητής" στην ενότητα "Φίλτρα" και θα διαμορφώσαμε τις τιμές που θα εμφανίζονται ως νόμισμα. Το Excel προσθέτει αυτόματα τα σχετικά στοιχεία ημερομηνίας στην ενότητα "Σειρές" και υποθέτει ότι θέλουμε να δούμε ποσά.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Από προεπιλογή, το Excel θα εμφανίζει όλα τα δεδομένα για όλους τους πωλητές. Μπορούμε επίσης να επιλέξουμε έναν πωλητή για να δούμε μόνο τα δεδομένα του. Σε αυτήν την περίπτωση, βλέπουμε ότι η Judy French είχε πωλήσεις σε μόλις τρεις μήνες, παρόλο που τα σύνολα πωλήσεών της ήταν σημαντικά. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει ότι η διαδικασία πωλήσεών της ήταν μακρύτερη επειδή κυνηγούσε τις φάλαινες αντί των ψαριών - ένα πολύτιμο συμπέρασμα, εάν είναι ακριβές. Ίσως μια καλή ιδέα να επενδύσετε σε έναν βοηθό για να βοηθήσετε την Judy να κλείσει τις πωλήσεις της πιο γρήγορα.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Ψηφιακές τάσεις Βήμα 5: Επενδύστε σε κάποια μάθηση
Εάν θέλετε να πάρετεΠραγματικά καλό στη χρήση συγκεντρωτικών πινάκων του Excel, επενδύστε λίγο χρόνο στην εκμάθηση λίγο περισσότερο για το πώς χρησιμοποιεί τους διάφορους τύπους δεδομένων. Η Microsoft προσφέρει τους δικούς της εκπαιδευτικούς πόρους και υπάρχει μια σειρά από εκπαιδευτές τρίτων μερών που πρέπει να λάβετε υπόψη.
Σε γενικές γραμμές, ωστόσο, αυτό σημαίνει να σκάβετε στο Excel με τρόπο που δεν υπερβαίνει το πεδίο εφαρμογής αυτού του οδηγού. Ωστόσο, ελπίζουμε τώρα να δείτε πώς οι συγκεντρωτικοί πίνακες μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για την ανάλυση των δεδομένων σας και είναι σχετικά εύκολο να ξεκινήσετε αρκεί να έχετε ρυθμίσει τα δεδομένα σας στο σωστό είδος πίνακα. Και δεν μπορούμε να τονίσουμε αρκετά πόσο σημαντικό είναι να γνωρίζουμε τι θέλετε να πετύχετε με τον περιστροφικό πίνακα πριν ξεκινήσετε.
