Τρόπος χρήσης του Google Drive

Το Google Drive είναι μια λύση αποθήκευσης cloud με 15 GB αποθηκευτικού χώρου διαθέσιμο δωρεάν και επί πληρωμή πακέτα με επιπλέον αποθηκευτικό χώρο και δυνατότητες. Το Google Drive είναι μια φιλική προς το χρήστη επιλογή χάρη στην απλή διεπαφή και την ενσωμάτωση με τα Έγγραφα Google.

Εάν είστε νέοι στο Google Drive, ρίξτε μια ματιά στον παρακάτω οδηγό για να μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε λογαριασμό, να ανεβάσετε και να κατεβάσετε έγγραφα, να μοιραστείτε τα αρχεία σας και να αξιοποιήσετε στο έπακρο την υπηρεσία.

Ξεκινώντας

Πρόσβαση στο Google Drive

Βήμα 1: Εάν δεν έχετε ήδη, θα πρέπει να αποκτήσετε έναν Λογαριασμό Google πριν προχωρήσετε στο Drive. Μπορείτε να εγγραφείτε δωρεάν και έτσι θα έχετε ομαλή, συγχρονισμένη πρόσβαση σε όλες τις υπηρεσίες της Google. Θα χρειαστεί να πληρώσετε μια χρέωση εάν θέλετε περισσότερο από 15 GB αποθηκευτικού χώρου, αλλά αν το επιλέξετε, αυτό δεν θα επηρεάσει την ικανότητά σας να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία. Η λήψη του Google Chrome δεν βλάπτει ούτε, δεδομένου ότι το δημοφιλές πρόγραμμα περιήγησης ιστού διαθέτει πολλές επεκτάσεις και εργαλεία που ενσωματώνονται καλά στο Drive.

Βήμα 2: Αφού εγγραφείτε (ή συνδεθείτε στον υπάρχοντα λογαριασμό σας), μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο Drive μέσω του προγράμματος περιήγησής σας ή της ειδικής εφαρμογής για κινητά, η οποία είναι διαθέσιμη προς το παρόν τόσο για Android όσο και για iOS.

Πλοήγηση

Μόλις συνδεθείτε στο Drive, κάντε κλικ στο πολύχρωμο σύμβολο "συν"Νέοςκουμπί στην επάνω αριστερή γωνία ή Ο δίσκος μου, που βρίσκεται προς το κέντρο της οθόνης. Στην εφαρμογή για κινητά, πατήστε τον κύκλο με το σύμβολο συν στην κάτω δεξιά γωνία. Αυτό ανοίγει ένα μενού που θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε ή να ανεβάσετε ένα αρχείο στο Drive. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο, ένα έγγραφο κειμένου, μια παρουσίαση διαφανειών, μια φόρμα, ένα σχέδιο και πολλά άλλα πράγματα μέσω εφαρμογών τρίτων.

Δεν θα αναλύσουμε σε βάθος το πώς να χρησιμοποιήσετε καθένα από αυτά τα δωρεάν προγράμματα εδώ, αλλά εδώ είναι μερικές συμβουλές για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε αυτές τις υπηρεσίες γρήγορα:

Συμβουλή 1: Τα κουμπιά στο Drive είναι αρκετά απλά, αλλά αν δεν είστε σίγουροι για το τι κάνει, απλώς τοποθετήστε το πάνω του με το ποντίκι σας. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα εξηγεί τη λειτουργία του κουμπιού.

Υπόδειξη 2: Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το Microsoft Office - δηλαδή το Excel, το Word ή το PowerPoint - τότε το λογισμικό Sheets, Docs και Slides της Google θα πρέπει να φαίνεται οικείο. Λειτουργούν με παρόμοιο τρόπο και είναι αναμφισβήτητα πιο διαισθητικοί. Δεν θα βρείτε τόσες προηγμένες λειτουργίες όσο στο λογισμικό της Microsoft, αλλά το Drive είναι δωρεάν, οπότε αυτό είναι αναμενόμενο.

Υπόδειξη 3: Ενώ μπορείτε να μεταβείτε στην κύρια σελίδα Έγγραφα, Φύλλα ή Παρουσιάσεις για να δείτε όλα τα αρχεία αυτού του τύπου σε ένα μόνο μέρος, η δημιουργία φακέλων μπορεί να είναι ένας καλύτερος τρόπος για να διατηρήσετε την οργάνωση. Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο, κάντε κλικ στο Νέοςκουμπί στην επάνω αριστερή γωνία, επιλέξτεΝτοσιέ,και ονομάστε τον κατάλογο αρχείων. Στη συνέχεια, απλώς σύρετε τα αρχεία σας στο φάκελο της επιλογής σας από την κύρια σελίδα του Drive.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε αστέρι σε αρχεία στα οποία θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση αργότερα κάνοντας κλικ Προσθήκη αστεριού στο μενού αυτού του στοιχείου, αν και λάβετε υπόψη ότι μπορούν να προβληθούν μόνο από το άτομο που τα πρόσθεσε και όχι από εκείνους με τους οποίους έχετε μοιραστεί ένα συγκεκριμένο στοιχείο.

Υπόδειξη 4: Ένας άλλος τρόπος για να βρείτε γρήγορα ένα στοιχείο στο Drive είναι να χρησιμοποιήσετε το Αναζήτηση στο Drive λειτουργία. Στην κορυφή κάθε σελίδας υπάρχει ένα πεδίο όπου μπορείτε να αναζητήσετε ένα αρχείο χρησιμοποιώντας το όνομα ή τον τύπο αρχείου του. Εάν πατήσετε το βέλος προς τα κάτω σε αυτό το πεδίο ή Περισσότερα εργαλεία αναζήτησης, μπορείτε να ορίσετε ακόμη περισσότερο και να αναζητήσετε αρχεία βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων, όπως η ημερομηνία ή με ποιον έχετε μοιραστεί το αρχείο.

Αξιοποιήστε στο έπακρο το Google Drive

Μεταφόρτωση και κοινή χρήση εγγράφων

Για να ανεβάσετε ένα έγγραφο στο Drive, κάντε κλικ είτε στο Μεταφόρτωση αρχείων ή Ανέβασμα αρχείου κουμπί κάτω Νέος ή Ο δίσκος μουκαι επιλέξτε ένα αρχείο από τον υπολογιστή σας. Το Drive είναι ιδανικό για προσωπική χρήση, αλλά αυτό που το ξεχωρίζει από άλλες υπηρεσίες cloud είναι τα ισχυρά εργαλεία συνεργασίας. Εάν πρέπει να εργαστείτε εξ αποστάσεως με κάποιον σε ένα έργο, μπορείτε να μοιραστείτε ένα έγγραφο μαζί του και να κάνετε αλλαγές μαζί σε πραγματικό χρόνο.

Για να μοιραστείτε ένα έγγραφο αφού το δημιουργήσετε, ανατρέξτε στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου του αρχείου και βρείτε το Μερίδιο κουμπί.

Για να μοιραστείτε ένα έγγραφο αφού το δημιουργήσετε, κάντε κλικ στο Μερίδιο στην επάνω δεξιά γωνία, προσθέστε τους συνεργάτες σας χρησιμοποιώντας τις διευθύνσεις email τους και κάντε κλικ στο μπλε Ολοκληρώθηκε κουμπί. Μόλις τους δοθεί πρόσβαση, το έγγραφο θα πρέπει να εμφανίζεται κάτω από το Μοιράστηκε μαζί μου καρτέλα στον πίνακα ελέγχου του Drive και ένας σύνδεσμος προς το κοινόχρηστο έγγραφο θα σταλεί επίσης στα εισερχόμενά του.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον κοινόχρηστο σύνδεσμο στο κάτω μέρος του Κοινή χρήση με άτομα και ομάδες μενού για να στείλετε το αρχείο μέσω κειμένου ή άλλης υπηρεσίας ανταλλαγής μηνυμάτων. Απλώς κάντε κλικ στο Αντιγραφή συνδέσμου στο κάτω μέρος αυτού του μενού.

Ενώ βρίσκεστε μέσα σε ένα κοινόχρηστο έγγραφο, μπορείτε να δείτε ποιος άλλος το επεξεργάζεται αυτήν τη στιγμή κοιτάζοντας στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου. Τα ονόματα των συνεργατών θα εμφανίζονται σε διαφορετικά χρώματα (ή με την εικόνα του λογαριασμού τους), ώστε να μπορείτε να τα ξεχωρίζετε γρήγορα. Απλώς τοποθετήστε τον κέρσορα πάνω από οποιοδήποτε χρώμα για να δείτε ποιος αντιπροσωπεύει.

Λήψη εγγράφων και πρόσβαση σε αρχεία εκτός σύνδεσης

Μια άλλη χρήσιμη λειτουργία του Drive είναι η δυνατότητα προβολής και επεξεργασίας αρχείων, ακόμη και αν δεν έχετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε λήψη της επέκτασης "Έγγραφα εκτός σύνδεσης" για το Google Chrome. Μόλις κατεβάσετε - και ενεργοποιηθεί στις ρυθμίσεις του Drive - μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε συγκεκριμένα αρχεία (Έγγραφα, Φύλλα και Παρουσιάσεις) ακόμα και όταν ταξιδεύετε ή χωρίς Διαδίκτυο για λίγες ώρες. Ένας γκρι κύκλος με έναν κεραυνό θα εμφανιστεί δίπλα στο όνομα του αρχείου σας στο παράθυρο του αρχείου, ενημερώνοντάς σας όταν είστε εκτός σύνδεσης.

Ένα από τα μειονεκτήματα αυτού, ωστόσο, είναι ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση μόνο σε αρχεία που έχετε δημιουργήσει και δεν έχετε κοινοποιήσει σε κανέναν. Πρέπει επίσης να έχετε ήδη ανοίξει το Google Drive στο πρόγραμμα περιήγησής σας για να το κάνετε. Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση σε δεδομένα εκτός σύνδεσης μέσω της εφαρμογής για κινητά, υποθέτοντας ότι έχετε ενεργοποιήσει τη λειτουργία Ρυθμίσεις Εκ των προτέρων.

Προσθήκη πολλών συνεργατών μέσω μιας Ομάδας Google

Αν θέλετε να μοιραστείτε ένα έγγραφο με μια μεγάλη ομάδα ατόμων, μπορείτε να αποφύγετε την εισαγωγή κάθε διεύθυνσης email ξεχωριστά, κοινοποιώντας το έγγραφο σε μια ολόκληρη ομάδα Google. Κάθε άτομο σε αυτήν την ομάδα (καθώς και άτομα που έχουν προστεθεί στην ομάδα αργότερα) θα έχει στη συνέχεια πρόσβαση σε ό, τι έχετε μοιραστεί.

Κοινή χρήση πολλών αρχείων ταυτόχρονα

Θέλετε να μοιραστείτε πολλά αρχεία ταυτόχρονα; Αντί να μοιράζεστε κάθε αρχείο ξεχωριστά, μπορείτε να τα μετακινήσετε σε ένα φάκελο και να το μοιραστείτε. Όλοι με τους οποίους μοιράζεστε το φάκελο θα έχουν πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα που περιέχονται σε αυτόν.

Μετατροπή εγγράφων που δημιουργήθηκαν με άλλα προγράμματα

Πρέπει να μοιραστείτε ένα έγγραφο με συναδέλφους ή φίλους, ώστε να μπορούν να συνεργαστούν σε αυτό, αλλά έχουν ήδη το αρχείο σε άλλο, παρόμοιο πρόγραμμα; Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε. Εφόσον τα έγγραφα είναι στη σωστή μορφή, τα περισσότερα αρχεία μπορούν εύκολα να μετατραπούν σε Έγγραφα Google, τα οποία στη συνέχεια μπορούν να κοινοποιηθούν και να επεξεργαστούν μαζί. Για να το κάνετε αυτό, απλώς ανεβάστε το αρχείο που θέλετε και ανοίξτε το στο Drive. Στη συνέχεια, στην οθόνη προεπισκόπησης εγγράφου που εμφανίζεται, επιλέξτε το Ανοιγμα με κουμπί αναπτυσσόμενου μενού. Ανάλογα με τον τύπο αρχείου, η Google θα προτείνει το κατάλληλο πρόγραμμα για να το ανοίξετε. Επιλέξτε ένα πρόγραμμα από αυτό το μενού για να το μετατρέψετε σε μορφή Εγγράφων Google. Ακολουθούν οι μορφές αρχείων που μπορούν να μετατραπούν στο Google Drive.

Επαναφορά σε παλαιότερη έκδοση ενός εγγράφου

Ένα σημαντικό πρόβλημα με τη συνεργασία είναι ότι είναι γενικά ένας πόνος για να διορθώσετε κάτι που κάποιος άλλος βλάβησε. Ειδικά με τα ζωντανά έγγραφα στα οποία έχουν πρόσβαση πολλά άτομα, η παρακολούθηση των αλλαγών γίνεται πονοκέφαλος. Ευτυχώς, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε αν βρεθείτε σε μια από αυτές τις καταστάσεις - η Google έχει την πλάτη σας. Το Drive αποθηκεύει κάθε ενημερωμένη έκδοση των εγγράφων σας για 30 ημέρες ή 100 αναθεωρήσεις, όποιο από τα δύο είναι πρώτο. Η ενσωματωμένη δυνατότητα αποθήκευσης καθιστά απλή την επιστροφή σε παλαιότερη έκδοση ενός αρχείου (ακόμη και πολλές φορές).

Για να ανακτήσετε μια παλαιότερη αναθεώρηση ενός εγγράφου, ανοίξτε το αρχείο που θέλετε να αλλάξετε. Κάντε κλικ Αρχείο> Ιστορικό έκδοσης . Στη συνέχεια, επιλέξτε Δείτε το Ιστορικό έκδοσης . Θα ανοίξει μια νέα οθόνη και θα εμφανιστεί μια γραμμή στη δεξιά πλευρά του εγγράφου. Αυτή η γραμμή παραθέτει τις προηγούμενες αναθεωρήσεις με χρονολογική σειρά. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά για να δείτε μια προεπισκόπηση αυτής της συγκεκριμένης αναθεώρησης. Εάν είναι αυτό που σας ενδιαφέρει, κάντε κλικ στο μπλε Επαναφορά αυτής της έκδοσης κουμπί που εμφανίζεται στο πάνω μέρος της οθόνης. Μόλις κάνετε κλικ, όλα θα επιστρέψουν στην προηγούμενη κατάσταση. Ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό στο ιστορικό εκδόσεων είναι η δυνατότητα να δούμε ποιος έκανε αλλαγές. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να κλειδώσετε το έγγραφό σας, ώστε μόνο εσείς (και αξιόπιστοι συνάδελφοι ή επαφές) να μπορείτε να επεξεργαστείτε - επιτρέποντας ταυτόχρονα σε άλλους εξουσιοδοτημένους χρήστες ένα προνόμιο μόνο για προβολή.

Αξιοποίηση εφαρμογών Google Drive

Το Drive είναι κάτι περισσότερο από μια υπηρεσία συγχρονισμού αρχείων ή μια σουίτα λογισμικού γραφείου. Η Google έχει μεγαλύτερα σχέδια για αυτό. Εκτός από το ιδιόκτητο λογισμικό της, η Google προσφέρει δεκάδες εφαρμογές τρίτων μέσω του Drive. Οι εφαρμογές προσφέρουν δυνατότητες, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα διαγράμματα, να επεξεργαστείτε φωτογραφίες, να δημιουργήσετε τρισδιάστατα μοντέλα, να δημιουργήσετε σκίτσα και άλλα. Ειλικρινά, δεν έχουμε ανακαλύψει καν όσα μπορεί να κάνει ακόμα το Drive. Αλλά ένα άλλο χαρακτηριστικό που μας αρέσει είναι ότι οποιοδήποτε αρχείο δημιουργείτε σε αυτές τις εφαρμογές θα αποθηκεύσει και θα συγχρονιστεί με τον λογαριασμό σας στο Drive, όπως και κάθε άλλη εφαρμογή Google. Δείτε τα εδώ.