Τα Έγγραφα Google είναι ένα προϊόν Google που βασίζεται σε σύννεφο με όλες τις δυνατότητες που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να μοιραστείτε έγγραφα. Σε αντίθεση με τις γνωστές εφαρμογές δημιουργίας εγγράφων της Microsoft, η Google προσφέρει μια σειρά εφαρμογών που έχουν σχεδιαστεί για χρήστες που εργάζονται στο διαδίκτυο. Η ενσωμάτωση με τις δυνατότητες αποθήκευσης cloud του Google Drive σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση και να επεξεργάζεστε τα έγγραφά σας από οπουδήποτε.
Η μετάβαση στα Έγγραφα Google μπορεί να είναι αποθαρρυντική, καθώς υπάρχουν πολλές νέες δυνατότητες για να ανακαλύψετε και η διεπαφή επεξεργασίας εγγράφων μπορεί να φαίνεται άγνωστη.
Μπορείτε να ξεκινήσετε με τα Έγγραφα Google ακολουθώντας μερικά απλά βήματα και η εκμάθηση περισσότερων για τις διάφορες δυνατότητες αυτού του εργαλείου θα σας βοηθήσει να γίνετε ειδικός στα Έγγραφα Google σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Βήμα 1: Ρύθμιση του λογαριασμού σας Google
Η χρήση των Εγγράφων Google απαιτεί από εσάς να εγγραφείτε για λογαριασμό Google. Ωστόσο, είναι δωρεάν και ο λογαριασμός σας παρέχει επίσης πρόσβαση στο Gmail, στους Χάρτες Google και στο YouTube, καθώς και σε ολόκληρη τη σουίτα Drive.
Για να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό Google, μεταβείτε στη σελίδα εγγραφής. Εισαγάγετε τα στοιχεία σας - συμπεριλαμβανομένου του ονόματος, της διεύθυνσης email και της ημερομηνίας γέννησής σας - και κάντε κλικ στο Επόμενο βήμα. Διαβάστε την Πολιτική απορρήτου και τους Όρους Παροχής Υπηρεσιών και πατήστε Συμφωνώ. Συγχαρητήρια! Έχετε πλέον λογαριασμό Google. Εάν έχετε ήδη λογαριασμό, απλώς συνδεθείτε όπως θα κάνατε κανονικά.
στιγμιότυπο οθόνης Βήμα 2: Εκκίνηση Εγγράφων Google
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι πρόσβασης στα Έγγραφα Google, ανάλογα με τη συσκευή σας. Μπορείτε να κατεβάσετε την εφαρμογή από το App Store ή το Google Play ή να κάνετε κλικ στο εικονίδιο Εφαρμογές στην επάνω δεξιά γωνία της αρχικής σελίδας Google (που αντιπροσωπεύεται από εννέα τετράγωνα). Στη συνέχεια, πρέπει να κάνετε κλικ στο Έγγραφα κουμπί - ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ Περισσότερο στο αναδυόμενο μενού για να το δείτε.
Εναλλακτικά, μπορείτε να πλοηγηθείτε στο Google Drive και να επιλέξετε GoogleΈγγραφαμέσα στοΟ δίσκος μουμενού στην κορυφή ή επιλέξτε Έγγραφα Google αφού κάνετε κλικ Νέος στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Η τελευταία επιλογή είναι να πλοηγηθείτε απευθείας στα Έγγραφα Google. Μόλις ξεκινήσετε την εφαρμογή ιστού, θα είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε ένα έγγραφο.
Βήμα 3: Δημιουργία εγγράφου
Για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο, κάντε κλικ στην κενή σελίδα με το πολύχρωμο σύμβολο προσθήκης μέσα του, το οποίο βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία της κύριας σελίδας των Εγγράφων Google. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε αυτό το μενού, κάντε κύλιση προς τα πάνω ή κάντε κλικ στο εικονίδιο με το πολύχρωμο σύμβολο "συν" στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης σας.
στιγμιότυπο οθόνης Εάν δημιουργείτε ένα έγγραφο από το Drive, επιλέγοντας Έγγραφα Google μετά το χτύπημα Νέος θα δημιουργήσει αυτόματα ένα κενό έγγραφο. Εάν κάνετε κλικ στο μικρό, δεξί βέλος δίπλα Έγγραφα Google, μπορείτε ακόμη και να επιλέξετε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο βάσει ενός παρεχόμενου προτύπου. Υπάρχει μια ποικιλία για να διαλέξετε, συμπεριλαμβανομένων των περιλήψεων, των επαγγελματικών επιστολών και μιας επιλογής προτύπων τρίτων. Μπορείτε ακόμη να ανεβάσετε ένα υπάρχον αρχείο .doc ή .docx στο Drive κάνοντας κλικΝέος, ακολουθούμενη απόΑνέβασμα αρχείου.
Βήμα 4: Ξεκινήστε να εργάζεστε
Μόλις δημιουργήσετε ένα έγγραφο, μπορείτε να πάτε στη δουλειά. Κάντε κλικΈγγραφο χωρίς τίτλο στην επάνω αριστερή γωνία για να προσθέσετε έναν τίτλο στο έγγραφό σας. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τον τύπο γραμματοσειράς, το μέγεθος κειμένου και πολλά άλλα μέσω της γραμμής εργαλείων στο επάνω μέρος της σελίδας. Εάν δεν μπορείτε να δείτε τον τίτλο σας ή τη γραμμή μενού στο επάνω μέρος της σελίδας, αυτές οι επιλογές ενδέχεται να είναι κρυφές. Σε αυτήν την περίπτωση, κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω στην επάνω δεξιά γωνία για να τα εμφανίσετε.
Εφόσον εργάζεστε στο πρόγραμμα περιήγησής σας, τυχόν αλλαγές που έγιναν στο έγγραφό σας θα αποθηκευτούν αυτόματα. Αν κοιτάξετε προς τα δεξιά του Βοήθεια επιλογή στο επάνω μέρος της οθόνης, θα πρέπει είτε να δείτε Οικονομία… ή Όλες οι αλλαγές αποθηκεύτηκαν στο Drive. Περιμένετε μέχρι να εμφανιστεί το δεύτερο μήνυμα πριν βγείτε, απλώς για να βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει όλη την εργασία σας. Για να εμφανίσετε το Ιστορικό έκδοσης του εγγράφου, κάντε κλικ στο Οικονομία… ή Όλες οι αλλαγές αποθηκεύτηκαν στο Drive, το οποίο θα σας επιτρέψει να ελέγξετε τις αλλαγές.
Πώς να μοιραστείτε τα πράγματα σας
Για να μοιραστείτε τα έγγραφά σας με άλλα άτομα, κάντε κλικ στο μπλεΜερίδιοκουμπί στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου που θέλετε να μοιραστείτε. Το κουμπί θα σφηνωθεί μεταξύ της εικόνας σας - υποθέτοντας ότι έχετε προσθέσει έναν στον λογαριασμό σας Google - και το εικονίδιο σχολίων. Στη συνέχεια, προσκαλέστε άλλους χρήστες εισάγοντας την κατάλληλη διεύθυνση email στο παράθυρο που προκύπτει.
Τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε μπορούν είτε να επεξεργαστούν, να δουν ή να σχολιάσουν ένα έγγραφο ανάλογα με τα δικαιώματα που τους παραχωρείτε. Αυτό μπορεί να αλλάξει πατώντας το μενού απευθείας στα δεξιά του κενού πεδίου διεύθυνσης. Εάν θέλετε να μοιραστείτε το έγγραφο με άτομα που χρησιμοποιούν κάτι διαφορετικό από το email, κάντε κλικ στο Λάβετε κοινόχρηστο σύνδεσμο στο επάνω μέρος του παραθύρου Κοινή χρήση. Στη συνέχεια θα εμφανιστεί ένας σύνδεσμος ακριβώς κάτω (θα αντιγραφεί επίσης στο πρόχειρο σας).
Εάν κάνετε κλικ στοΠροχωρημένος κουμπί στην κάτω δεξιά γωνία αυτού του παραθύρου, μπορείτε επίσης να μοιραστείτε το αρχείο μέσω Gmail, Google+, Facebook ή Twitter, αλλά αυτό θα απαιτήσει από εσάς να δημοσιεύσετε το έγγραφό σας. Τα Έγγραφα Google ορίζουν τις ρυθμίσεις απορρήτου σε Ιδιωτικό από προεπιλογή, αλλά μπορείτε πάντα να κάνετε κλικ στο μπλεΑλλαγήκουμπί στο κέντρο του παραθύρου για προχωρημένους (κάτω Ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση) για να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις απορρήτου σας.
Χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες σχολίων και συνομιλιών
Με τα Έγγραφα Google, μπορείτε να παρακολουθήσετε σε πραγματικό χρόνο καθώς άλλα άτομα πραγματοποιούν αλλαγές σε ένα έγγραφο. Κάνοντας κλικ στο Σχόλια κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας, εσείς ή οποιοσδήποτε άλλος που βρίσκεται στο έγγραφο μπορείτε να ξεκινήσετε μια συζήτηση για το έργο σας. Μπορείτε επίσης να δείτε ποιοι χρήστες βλέπουν αυτήν τη στιγμή το έγγραφο χρησιμοποιώντας τη σειρά κύκλων που βρίσκεται στα αριστερά του Σχόλιο κουμπί. Εάν κανείς εκτός από εσάς δεν κοιτάζει μια συγκεκριμένη σελίδα, δεν θα εμφανίζεται τίποτα εδώ.
Μπορείτε επίσης να ορίσετε κάθε έγγραφο έτσι ώστε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν οι χρήστες κάνουν αλλαγές σε αυτό, αναφέρουν το όνομά σας ή αλληλεπιδρούν με ένα από τα σχόλιά σας. Οι ειδοποιήσεις μπορούν να είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για τη συνεργασία με μεγάλες ομάδες ατόμων. Είναι ιδανικό όταν εργάζεστε με μια ομάδα που δεν βρίσκεται στον ίδιο φυσικό χώρο. Εάν για κάποιο λόγο, δεν θέλετε οι χρήστες να έχουν την επιλογή να προσθέσουν σχόλια σε ένα δεδομένο έγγραφο, μπορείτε επίσης να αλλάξετε τη λειτουργία επεξεργασίας (περισσότερα σε αυτήν στην επόμενη ενότητα).
Γνωρίστε τους διάφορους τρόπους επεξεργασίας
Ακριβώς κάτω από το Μερίδιο Το κουμπί είναι επιλογές για προβολή, πρόταση τροποποιήσεων και επεξεργασία εγγράφων. Ενώ το Επεξεργασία η επιλογή σάς επιτρέπει να κάνετε αλλαγές, Προτεινόμενο σας επιτρέπει να προτείνετε αλλαγές. Προβολή σας επιτρέπει να δείτε ή να εκτυπώσετε το αρχείο σας. ο Προτεινόμενο η επιλογή είναι παρόμοια με τη λειτουργία παρακολούθησης αλλαγών στο Word. Θα υποδηλώνει τυχόν τροποποιήσεις στο έγγραφο με πράσινο χρώμα. Στη συνέχεια, άλλοι χρήστες μπορούν να εγκρίνουν ή να αρνηθούν αυτές τις τροποποιήσεις προτού γίνουν μέρος του τελικού προχείρου. Ακόμα κι αν δεν χρησιμοποιείτε το Προτεινόμενο λειτουργία, μπορείτε πάντα να προβάλετε το ιστορικό αναθεωρήσεων ενός εγγράφου μεταβαίνοντας στο Αρχείο> Ιστορικό έκδοσης> Δείτε το ιστορικό εκδόσεων .
στιγμιότυπο οθόνης Δοκιμάστε έναν διαφορετικό τύπο εγγράφου
Το Google Drive έχει περισσότερα να προσφέρει πέρα από έγγραφα κειμένου. Οι διαφάνειες, για παράδειγμα, είναι η έκδοση του Microsoft PowerPoint της Google και μπορείτε να συνεργαστείτε σε παρουσιάσεις με τον ίδιο τρόπο που μπορείτε να κάνετε με τα Έγγραφα. Οι διαφάνειες μπορούν επίσης να λειτουργήσουν ως αυτόνομες παρουσιάσεις - και μπορείτε να κλειδώσετε τις τροποποιήσεις έτσι ώστε οι θεατές να μπορούν να δουν μόνο, όχι να τροποποιήσουν. Ένα άλλο εργαλείο, τα Φύλλα, είναι η λήψη του Microsoft Excel από την εταιρεία. Όπως το Excel, το Sheets επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν τύπους, να χειρίζονται δεδομένα και να μοιράζονται ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο.
Αν και δεν είναι πάντα τόσο εκτεταμένο όσο το Office 365 όσον αφορά τη λειτουργικότητα, το G Suite είναι ένας χρήσιμος και βολικός τρόπος για τη δημιουργία περιεχομένου στο διαδίκτυο. Ίσως το μεγαλύτερο πλεονέκτημα με τα Έγγραφα Google και ολόκληρο το G Suite είναι ότι είναι δωρεάν για χρήση. Μας αρέσει επίσης ότι όλο το περιεχόμενό σας μπορεί να ζει διαδικτυακά (ή τοπικά, αν θέλετε). Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό Google για να επωφεληθείτε από όλα τα οφέλη.
